点検の報告をGoogleフォームとスプレッドシートで管理する方法

点検や清掃の報告を、Googleフォームとスプレッドシートで管理できないか。追加の費用がかからず、使い慣れた道具なので、まず考えたくなる方法です。

この記事では、ビルの機械室1か所を毎日点検する例で、QRコードを読み取ってフォームで報告し、スプレッドシートで集計するまでの作り方を、順に紹介します。

1. 作るものの全体像

できあがりは、次のような形です。

• 機械室にQRコードを1つ置く
• 毎日の点検が終わったら、担当者がQRコードを読み取る
• 開いたGoogleフォームに点検の結果を入力して送る
• 回答がスプレッドシートにたまり、関数やピボットテーブルで集計する

スプレッドシートをQRコードで直接開く方法もありますが、入力してもらうには編集の権限を渡すことになり、読み取った人が過去の記録まで書き換えられます。入力はフォームで受け、シートは管理する人だけが開く形にします。

この記事では、次のような点検表を作ります。報告が送られるたびに、スプレッドシートに1行ずつ増えていきます。項目は、点検する設備に合わせて変えてください。

2. 報告を集める仕組みを作る

Googleアカウントがあれば作れます。

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Googleフォームで点検項目を作る

「ポンプの運転音」は「正常／異常あり」のラジオボタンに、「吐出圧力」は短文回答に、「水漏れ」と「異常の有無」は「なし／あり」のラジオボタンにします。続けて「気づいたこと」を文章で答える形に、最後に「担当者」を足します。あとで紹介する式はこの順番を前提にしています。

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回答の保存先をスプレッドシートにする

フォームの「回答」タブを開き、右上の「スプレッドシートにリンク」を選んで、新しいスプレッドシートを作成します^[1]。

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フォームを公開して、リンクをコピーする

右上の「公開」からフォームを公開します。公開したら、同じボタンで「公開済みのオプション」を開きます。協力会社の人など、社外の人にも答えてもらうなら、「回答者」の「管理」から「リンクを知っている全員」にします。設定を確かめたら、「回答者へのリンクをコピー」を選びます^[2]。

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リンクをQRコードにして、機械室に置く

コピーしたリンクをQRコード作成・印刷ツールに入力すると、QRコードを作って、そのまま印刷できます。点検する場所の名前を添えて印刷し、点検の担当者が必ず通る機械室の入口や、点検する設備の近くに置きます。シールにして付けるほか、印刷した用紙をファイルに綴じて置く方法もあります。場所ごとにQRコードを分ける方法は、GoogleフォームのQRコードの作り方にまとめています。

QRコード作成ツール

ツールのページを見る

QRコードにするURL

QRコードを作成

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スマホで読み取って、試す

スマホでQRコードを読み取り、フォームが開くこと、送信できること、スプレッドシートに行が増えることを確かめます。Googleアカウントにログインしていない状態でも試しておくと安心です。

3. スプレッドシートで集計する

回答のシートの列は、A列がタイムスタンプ（送信の日時）で、B列から質問の順に並びます。E列が「異常の有無」です。回答のシートは直接編集せず、集計は別のシートで行います。シートの名前は「フォームの回答 1」として書いているので、違うときは式を合わせて直してください。

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スプレッドシートの点検表に回答が集まる

報告が送られるたびに、スプレッドシートの点検表に回答が1件につき1行ずつ増えていきます。この時点では、回答が並んでいるだけで集計はされていないので、次の手順から集計します。

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月ごとの点検の回数を見る

回答のシートのデータを選び、「挿入」→「ピボット テーブル」を選びます。行と値に「タイムスタンプ」を追加すると、報告の件数が出ます^[3]。月ごとにまとめるときは、行の日付のセルを右クリックして「ピボット日付グループを作成」を選び、月の単位を選びます^[9]。

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異常があった報告だけを並べる

新しいシートのA1のセルに次の式を入れると、「異常の有無」が「あり」の報告だけが並びます^[4]。

=IFERROR(FILTER('フォームの回答 1'!A2:G,'フォームの回答 1'!E2:E="あり"),"異常の報告はありません")

A列の日付が数値で表示されるときは、A列を選び、「表示形式」→「数字」→「日付」に変更してください。

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毎日の報告が来たか確かめる

「未報告チェックシート」というシートを作り、A列の2行目から下に、点検する日の日付を並べます。B2のセルにその日の報告の件数を数える式を入れ^[5]、C2のセルに結果を出す式を入れて、それぞれ下の行へコピーします。

=COUNTIFS('フォームの回答 1'!$A:$A,">="&$A2,'フォームの回答 1'!$A:$A,"<"&$A2+1)

=IF(B2>0,"報告あり",IF($A2>TODAY(),"","未報告"))

日付の区切りはスプレッドシートのタイムゾーンで決まるので、「ファイル」→「設定」のタイムゾーンも確かめておきます。点検のない休みの日は、A列に入れないでおきます。

ここまでで、報告を集めて、回数、異常、未報告を確かめられるようになりました。点検する場所が1か所で、管理する人も1人なら、この形で十分に回せます。

4. Googleフォームとスプレッドシートで管理するデメリット

報告を長く続けたり、点検する場所やビルが増えたりすると、次のことが気になってきます。

記録が1つのシートに溜まり続ける

回答は1件1行で、同じシートの下へ増え続けます。スプレッドシートには2,000万セルまたは100MBの上限がありますが^[6]、先に困るのは、上限よりも見づらさです。ある日の報告を探すにも、行が増えるほど絞り込みの手間がかかり、式やピボットテーブルが増えるとシートも重くなりがちです。

期間ごとに分ける必要が出てくる

記録が増えると、年度や月でファイルを分けたくなります。ただ、分けるのにも作業が要ります。

• 回答の送信先を切り替える: 新しいスプレッドシートへ切り替えられますが^[1]、ピボットテーブルや未報告チェックのシートは、新しいシートに作り直すことになります。
• フォームごと分ける: フォームをコピーするとURLが変わるので、QRコードも作り直して置き直すことになります。
• 過去と見比べにくくなる: 分けたあとは、去年の同じ月と比べるだけでもファイルをまたぐことになります。

未報告や異常を、自動では検知できない

シートに並ぶのは、届いた回答だけです。来なかった報告は行になりません。3章の式で確かめられるのは、誰かがシートを開いて見に行ったときだけです。見に行かなければ、未報告にも異常にも気づけません。

フォームには新しい回答のメール通知がありますが^[7]、届いた回答についての通知なので、「来ていない」ことは知らせてくれません。異常のときだけ知らせたり、報告がないことを知らせたりするには、アドオンやスクリプトで作り足すことになり、作った人が担当を離れると直せる人がいなくなりがちです。

ほかにも、運用で困りやすいこと

• 場所が増えると、作り直しが増える: 場所ごとにフォームとシートを増やすか、「場所」の質問を足して、選ばれた状態で開く事前入力のリンク^[2]とQRコードを場所の数だけ作ることになります。この記事の集計の式も、場所で絞る形に直します。
• 写真を受け取るにはログインが要る: ファイルをアップロードする質問に答えるには、Googleアカウントへのログインが必要です^[8]。協力会社のスタッフやアルバイトには頼みにくくなります。
• 質問を直すと、集計も直すことになる: 質問を足したり変えたりすると列が変わり、式の直しや、過去の回答との見比べの手間が増えます。
• シートの記録は、編集できる人なら直せる: 管理する人が増えるほど、どれが送られたままの記録なのかを確かめにくくなります。

5. デメリットを解消するならPittoru

Pittoru（ピットル）は、現場に置いたQRコードから点検や清掃の報告を受け取り、確認まで行えるサービスです。QRコードを読み取って報告する流れはこの記事の仕組みと同じで、シートを作らなくても、集めたあとの確認までが画面にそろっています。

届いた報告は、管理画面で1件1行の表で確かめられます。項目が列に並び、写真も報告と同じ行で見られます。

作ったスプレッドシートも無駄になりません。点検表をCSVで取り込むと、AIが項目を読み取って報告フォームの下書きを作ります。詳しい違いと移行の手順は、Googleフォームとスプレッドシートからの移行にまとめています。

1拠点・QR設置場所10個までなら、フリープランで無料で試せます（写真の保存は30日まで、アラートは有料プランの機能です）。フォームとシートを作り込む前に、比べてみてください。